Les objectifs de la formation
- Identifier toutes les composantes d’une affaire pour parvenir à la fois à la satisfaction du client et de l’entreprise.
- Appliquer les méthodes et outils de préparation, conduite et pilotage afin de maîtriser en permanence le déroulement et la bonne exécution finale des affaires.
- Développer ses capacités personnelles de coordinateur et son pouvoir d’influence pour activer et engager autour de l’affaire l’ensemble des intervenants internes et externes.
A qui s’adresse la formation
- Chargé d’affaires, ingénieur d’affaires ou responsable d’affaires.
- Chef de projet qui aura à travailler avec les ingénieurs d’affaires de ses fournisseurs et qui souhaite comprendre leur mode de fonctionnement.
- Conducteur de travaux et chef de chantiers.
- Toute entreprise commercialisant des produits ou des services à forte valeur ajoutée technologique ou intellectuelle, directement concernée par la formation de leurs chargés d’affaires : – bureaux d’études, d’ingénierie, de conception et de réalisation de systèmes, SSII… – prestations de services aux entreprises : consultants, transports, assistance technique…
Nombre de jours
- 4
Le programme de la formation
1 Situer le rôle du responsable d’affaires
- Connaître les principes généraux d’une affaire.
- Autodiagnostic des rôles du responsable d’affaires.
2 Définir la stratégie de réalisation de l’affaire
- Construire sa stratégie d’affaire.
- Préparer le succès de la réalisation de l’affaire dès la proposition.
- Formaliser les ajustements et conditions négociés, futurs supports de la négociation des avenants.
- Analyser le contrat et en mesurer les risques.
- Prendre en compte les spécificités de l’exportation.
- Gérer les points de vue différents avec le client.
3 Organiser et préparer le déroulement de l’affaire
- Découper l’affaire avec l’organigramme des tâches.
- Planifier l’affaire :
- construire le diagramme d’enclenchement des tâches ;
- dessiner le diagramme de GANTT pour visualiser les résultats.
- Élaborer le budget de référence pour le pilotage des coûts et de la rentabilité de l’affaire :
- transformer l’offre commerciale en budget initial ;
- analyser les coûts et réajuster les provisions.
- Constituer les équipes de réalisation d’affaire pour optimiser le traitement des risques.
- Définir une politique de communication.
- Lancer l’affaire.
4 Conduire, maîtriser et piloter l’affaire
- Mesurer l’avancement de l’affaire.
- Évaluer en permanence son délai final, son coût à terminaison, sa marge et sa trésorerie.
- Maîtriser le périmètre de l’affaire, ses évolutions.
- Suivre la mise en route, la réception et les levées de réserve.
- Mettre en place le tableau de bord.
5 Gérer les fournisseurs et les sous-traitants
- La relation client-fournisseur et la fonction achat.
- La stratégie d’achat de l’affaire.
- La consultation et le dépouillement des offres.
- L’élaboration du tableau de comparaison.
- Les fondamentaux de la négociation.
6 Gérer le contrat du client
- Bâtir des relations fondées sur la confiance.
- Proposer des avenants porteurs de valeur pour le client.
- Gérer les écarts entre le contrat et la réalité.
- Maîtriser le périmètre de l’affaire et son évolution.
- Gérer les conflits avec le client.
- Établir le dossier de réclamations, son argumentaire (pour obtenir des suppléments).
7 Mobiliser les expertises pour réussir
- Traiter les désengagements, les conflits de priorité et les désaccords.
- Susciter et maintenir l’adhésion : les atouts du responsable d’affaires.
- Préparer et conduire sa négociation en interne :
- avec les hiérarchies des services,
- avec les intervenants,
- sur le mode de la collaboration et pour désamorcer les conflits internes.
- Communiquer.
8 Clore l’affaire
- Bien terminer l’affaire pour l’entreprise.
- Actions vis-à-vis du client.
- Actions vis-à-vis des fournisseurs.
- Actions en interne.
- Rédiger le rapport de fin d’affaire.
- Capitaliser les savoir-faire.
